Con l’avvento delle nuove tecnologie si è reso necessario anche l’avvio del processo di digitalizzazione: la conversione di tutti i documenti cartacei in digitale in modo da poter essere di più facile e rapida consultazione. Il processo è di fondamentale importanza specialmente quando parliamo dell’amministrazione pubblica italiana. Vi sarà capitato almeno una volta di andare in un ufficio pubblico e stare ore e ore in fila ad aspettare il vostro turno per chiedere una semplice informazione. Attraverso la digitalizzazione della PA si cercherà di ridurre al minimo non solo le solite code ma di cambiare totalmente il modo di concepire il business, di gestire i processi, i modi di operare delle persone e la cultura della nostra organizzazione.
Il processo di digitalizzazione è composto da numerose fasi molto complesse, attualmente ci troviamo in una fase di transizione, in cui coesistono sia il documento cartaceo sia quello digitale. In particolare, i documenti digitali hanno, ovviamente, delle modalità di gestione specifiche in merito a creazione, catalogazione, modifica e conservazione.
I documenti digitali (sia gli originali sia le copie cartacee del documento informatico) sono soggetti alla cosiddetta conservazione digitale che, come riporta Bucap sul suo sito, è l’insieme delle attività e dei processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.
Il sistema di conservazione deve necessariamente aderire completamente al modello concettuale proposto dalla normativa vigente, garantendo l’accesso agli oggetti digitali conservati per tutto il periodo prescritto dalla legge, indipendentemente dall’evolversi dell’ambiente tecnologico.
Nel ciclo di vita dei documenti, la conservazione digitale rappresenta la gestione digitale di un documento informatico nella sua fase di deposito ed è pertanto obbligatoria per tutti i documenti nati in digitale.
Il processo di conservazione digitale può essere gestito internamente o in outsourcing. Nel secondo caso, bisogna rivolgersi alle aziende accreditate presso l’AgID, Agenzia per l’Italia Digitale. L’accreditamento AgID, infatti, garantisce:
1. affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria per svolgere l’attività di conservazione;
2. utilizzo di personale con conoscenze, esperienza e competenze specifiche nel settore della gestione documentale, conservazione dei documenti informatici e nelle procedure di sicurezza in conformità alle norme del CAD e del DPCM 3 dicembre 2013, recante le regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
3. adozione di procedure e metodi adeguati e conformi a tecniche consolidate;
4. utilizzo di sistemi affidabili e sicuri per la conservazione dei documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecniche previste dal CAD;
5. adozione di adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l’integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione.
