In molte aziende i collaboratori si ritrovano spesso a dover sostenere di propria tasca spese al posto dell’azienda stessa, per poi richiedere il rimborso sullo stipendio. Il pagamento di questo avviene sempre per via ufficiale e lo si ritrova infatti come voce specifica in busta paga. I movimenti di denaro in entrata e in uscita, compresi questo tipo di costi, devono sempre essere giustificati dal punto di vista fiscale e per questo motivo danno luogo a documentazione fiscale e burocratica.
I motivi della spesa fatta dal collaboratore/dipendente possono essere diversi: c’è chi fa una trasferta fuori sede e ha bisogno di pagare pedaggi dell’autostrada, biglietti di mezzi, pasti; chi ha bisogno di comprare materiali; chi di pagare altre tipologie di servizi per il lavoro. Una volta sostenuta la spesa, il metodo tradizionale prevede che la persona compili una documentazione specifica nella quale si riporta con precisione l’importo speso, il tipo di spesa, la data o altro, se richiesto dall’azienda. Queste informazioni si completano con la prova di quanto indicato, ovvero con la presentazione della ricevuta, dello scontrino, del biglietto etc.
Questo tipo di iter non è difficoltoso, ma è pur vero che statisticamente vengono commessi errori nel 20-30% dei casi. Il motivo è molto semplice: è un procedimento tedioso, che fa facilmente cadere in errore. C’è però un modo di semplificare tutto questo e addirittura evitarlo, ecco quale.
Il “metodo Qonto” per i giustificativi spese
Il conto corrente Qonto è oggi la scelta di moltissime PMI, professionisti e StartUp perché offre una serie di servizi che rispondono alle esigenze effettive di questi. Fra queste c’è sicuramente la gestione dei giustificativi spese. Il “metodo Qonto” prevede molto semplicemente una soluzione che consente ai collaboratori di non anticipare denaro di tasca propria, evitando così tutto l’iter di richiesta di rimborso e di accredito poi sullo stipendio.
Aprendo il conto corrente 100% online con Qonto è possibile richiedere e ricevere più carte di debito aziendali per i propri collaboratori, siano essi interni o esterni all’azienda stessa (come i consulenti). Ogni collaboratore, quindi, con questa carta può sostenere le spese necessarie in modo autonomo senza anticipare nulla di tasca propria. Con una semplice foto scattata con il proprio smartphone potrà poi caricare la ricevuta, lo scontrino o la fattura direttamente sull’app allegandola alla rispettiva transazione: tutta la documentazione sarà quindi così al sicuro a disposizione dell’ufficio amministrativo.
I vantaggi di questo sistema
Il “metodo Qonto” per i giustificativi spesa, i cui dettagli si possono apprendere qui https://qonto.eu/it/tips/sme/compilazione-nota-spese, consente di non incorrere più in incomprensioni per la perdita di fatture, scontrini, ricevute poiché in pochi secondi si possono caricare direttamente sull’app. Con questo è possibile chiudere il cerchio, senza necessità di richiedere alcun rimborso, visto che il denaro con cui si è pagato è quello proveniente dal conto corrente aziendale stesso.
Con questo non bisogna tuttavia pensare che il dipendente possa avere libero utilizzo dei fondi aziendali, poiché il titolare ha sempre pieno controllo della situazione, potendo monitorare entrate e uscite direttamente dal pannello di controllo del conto online.
