Quando ci si deve preparare ad un evento importante come una fiera, l’elemento sicuramente più rilevante è lo stand, in quanto rappresenta l’azienda e l’immagine che vuole dare a clienti e visitatori che parteciperanno all’evento.
L’obiettivo principale dello stand è, infatti, quello di portare persone verso lo spazio espositivo del brand così come coinvolgerli all’interno della realtà aziendale (seppur in un contesto di dimensioni minori) e in ultimo di stabilire nuove relazioni commerciali e chiaramente vendere.
Lo stand deve essere quindi progettato e realizzato con questi obiettivi e cercando di creare un ambiente che sia il più accogliente possibile, moderno e che riesca a risultare più impattante rispetto a tutti gli altri stand dei competitor che parteciperanno alla fiera. Fra le soluzioni di maggior impatto e che piacciono molto ultimamente, anche gli elevati livelli di personalizzazione e per essere molto modulabili, ci sono sicuramente gli stand gonfiabili come quelli che vengono realizzati da gonfiabili-pubblicitari.com.
Progettare uno stand (che sia gonfiabile o realizzato con materiali tradizionali) va inserito fra uno degli elementi di marketing e comunicazione, va visto di conseguenza come una forma di pubblicità e non solo come un mero spazio espositivo.
Prima di procedere alla realizzazione dello stand è estremamente importante avere bene in mente lo spazio espositivo a disposizione e prenotare uno spazio che sia in linea con i propri obiettivi e soprattutto con il budget: dimensioni maggiori non significano solo maggiori costi dal punto di vista dell’affitto dello spazio, ma anche utilizzo di più forza lavoro e personale addetto, acquisto o produzione di più prodotti e in generale maggiori costi di gestione. Bisogna altresì considerare anche che lo spazio espositivo deve essere anche direttamente proporzionale alle dimensioni del brand: un importante brand multinazionale deve avere uno spazio piuttosto grande, diversamente una piccola medio impresa può avere anche uno stand di dimensioni ridotte.
Oltre alle dimensioni dello spazio espositivo bisogna focalizzarsi anche sulla tipologia di evento cui si parteciperà: questo è estremamente importante sia per capire che tipologia di stand realizzare e come contestualizzarlo (a proposito è consigliabile visitare prima direttamente il posto o tramite un visita guidata via video), valutare le finiture dello stand e soprattutto come porsi rispetto ai competitor che parteciperanno all’evento.
Una volta stabiliti questi elementi bisognerà passare tutte le informazioni a chi si occuperà della realizzazione vera e propria dello stand, che fornirà un preventivo che riguarderà anche aspetti economici inerenti la forza lavoro e le tempistiche necessarie per fornirvi lo stand completo: a proposito è sempre consigliabile iniziare a muoversi molti mesi prima dell’evento in modo che non si corra il rischio di arrivare all’ultimo o presentarsi non pronti all’appuntamento. Le tempistiche variano soprattutto a seconda delle dimensioni dello stand e di richieste specifiche che verranno fatte; quindi, più lo stand sarà di grandi dimensioni e prima bisognerà pianificare il tutto nei minimi dettagli.
L’azienda partner che si occuperà della realizzazione dello stand potrà anche supportarvi per quanto riguarda la distribuzione degli spazi all’interno dello stand, collocandovi aree dedicate all’accoglienza, sale per meeting, aree dedicate alla ristorazione degli ospiti così come anche di un’area magazzino dove potrete stoccare sia elementi di arredamento che prodotti o macchinari che presenterete. Sarà fondamentale dividere in maniera adeguata gli spazi che sono pubblici e dove opereranno gli addetti ai lavori per accogliere la clientela dagli spazi privati dove verranno fatti meeting e verranno stoccati i prodotti dell’azienda o altro materiale.
