Trello è un’applicazione disponibile su smartphone, ma anche su desktop: conosciuta e utilizzata soprattutto ai tempi dello smart working, ancora oggi è una valida alternativa per gestire i progetti aziendali.
Gestire il lavoro da casa non è mai stato facile, ma grazie ad alcune applicazioni – come anche Skype per le videoconferenze – si possono portare avanti grandi progetti senza mai perdere la concentrazione e la determinazione.
Trello è un’applicazione fondamentale per i progetti aziendali: ma cos’è, come funziona e come si può sfruttare per organizzare il lavoro?
Trello: cos’è questa nuova applicazione?
Lo smart working si è diffuso rapidamente a causa della pandemia di Covid-19 e ha permesso alle aziende di continuare le proprie attività, trasferendo gli uffici direttamente a casa dei singoli lavoratori. Ognuno tramite il proprio pc rimaneva in contatto con i colleghi e comunicava progetti, risultati e impegni.
Molto spesso rispondere ai messaggi su WhatsApp e alle numerose e-mail toglieva tempo ai lavoratori per dedicarsi ai loro progetti. Per questo motivo è nata Trello, la nuova app che permette alle aziende di organizzarsi in grande.
Che si tratti di progetti, impegni o di singole attività aziendali, Trello permette di raccogliere tutti i post-it nascosti sotto il pc in un unico spazio, visibile e modificabile da tutti i lavoratori.
Trello: come funziona?
Per iniziare a utilizzare Trello è necessario effettuare l’iscrizione sul sito web ufficiale, o in alternativa scaricare l’applicazione sul proprio smartphone, per avere sempre a portata di mano i progetti aziendali.
Una volta effettuata la registrazione, Trello mostrerà la schermata principale: da qui si può cominciare a creare la Bacheca del progetto. Possiamo fare un paragone: la Bacheca di Trello – il cui nome è personalizzabile – è molto simile a una lavagna, dove tutti possono scrivere le proprie idee e i consigli su come sviluppare al meglio il progetto stesso.
Una volta creata la Bacheca, si dovranno inserire al suo interno delle Liste. Sarà necessario crearne almeno tre:
- cose da fare (To Do List);
- cose fatte (Done);
- stato di avanzamento del lavoro (Doing).
Si possono inserire tutte le liste necessarie per gestire il progetto, non per forza un massimo di tre.
All’interno di ogni Lista si potranno inserire delle Schede: ciascuna di queste contiene tutti i compiti e le attività che ogni lavoratore sta svolgendo o seguendo. In ogni scheda è possibile inserire nuovi utenti, allegare file e fissare delle scadenze.
Importante è anche la checklist, ovvero l’insieme di tutti i lavori svolti e completati.
Per invitare le persone o i colleghi a utilizzare Trello ti basterà inserire gli indirizzi e-mail nell’apposita sezione.
Trello: come sfruttarlo per ottenere risultati migliori
Inizialmente Trello può sembrare un’applicazione un po’ complessa, ma con l’andare del tempo si riesce a imparare facilmente e rapidamente i trucchi per utilizzarla al meglio nella gestione dei progetti e delle attività aziendali.
Per esempio, è importante conoscere la funzione delle Etichette, attraverso le quali è possibile assegnare a ogni utente un colore diverso, in modo da vedere a colpo d’occhio chi si sta occupando delle attività.
Le Etichette si possono anche utilizzare per dare una priorità e un’urgenza ai singoli compiti: per esempio, rosso per le cose urgenti, verde per quelle meno con minor priorità.
Una volta raggiunta una certa familiarità e scaltrezza, all’interno di Trello si possono inserire dei Power Up: che cosa sono? I Power Up sono dei tool gratuiti in grado di migliorare le funzionalità dell’applicazione. Sicuramente tra i più noti e utilizzati ci sono Google Drive e DropBox, utilissimi per condividere e organizzare i file di progetto.
Non ci saranno più distrazioni o dimenticanze: Trello contiene tutto quello che c’è da sapere e da fare ogni giorno.
