Affinché un’azienda sia produttiva, è essenziale che i suoi dipendenti abbiano accesso immediato alle informazioni e ai documenti, in termini di ricerca, di consultazione e di archiviazione.
Ciò significa che quando devono trovare dati o documenti specifici, devono poterlo fare in modo rapido ed efficiente. Un modo per raggiungere questo obiettivo è implementare un sistema di gestione documentale.
Se tutte le informazioni vengono archiviate in un unico luogo digitale e quindi non fisico, i dipendenti riescono a individuare facilmente ciò di cui hanno bisogno senza doversi rivolgere continuamente ai colleghi e perdere quindi tempo a cercare in più fonti.
Sistema di gestione documentale: ciò di cui ogni azienda ha bisogno
Le indicazioni utili fornite dagli esperti per rendere la propria azienda competitiva ed efficiente richiedono un accesso immediato e subitaneo alle informazioni e ai documenti di uso quotidiano.
Per ottenere questo risultato è necessario implementare un sistema di archiviazione centralizzato, il quale consente ai dipendenti di trovare ciò che serve in tempi brevi, così da garantire un basso flusso di informazioni e la conseguente sicurezza dei dati.
Ecco quindi che ogni azienda dovrebbe investire in questa soluzione di archiviazione, con l’obiettivo di snellire le operazioni quotidiane e, al contempo, migliorare la produttività nell’ambiente aziendale, caratterizzato come ben sappiamo da ritmi piuttosto frenetici.
Ma che cos’è un sistema di archiviazione centralizzato?
Un sistema di archiviazione centralizzato offre diversi vantaggi a un’azienda produttiva. In primo luogo, promuove la collaborazione e il lavoro di squadra. Quando tutte le informazioni sono archiviate in un unico luogo, diventa più facile per i dipendenti condividere e accedere ai dati rilevanti.
Questo incrementa la comunicazione tra i membri del team e consente un migliore coordinamento di attività e progetti. Invece di spendere tempo prezioso per inviare e-mail o messaggi per ottenere informazioni, i dipendenti possono semplicemente accedere al sistema di archiviazione centralizzato e trovare ciò di cui hanno bisogno in pochi secondi.
In secondo luogo, la soluzione gestionale accorcia i tempi di ricerca. I dipendenti non possono permettersi di perdere minuti preziosi per cercare informazioni in luoghi virtuali o in altri sistemi di archiviazione.
Con un sistema centralizzato, le informazioni vengono categorizzate in modo da essere facilmente reperibili. Questo elimina la navigazione e lo scorrere frenetico nel database tipico di chi non ha a portata di mano ciò che serve. Per velocizzare il processo, il sistema permette l’uso di parole chiave o filtri per ridurre la ricerca a un solo istante.
Quanto è importante la sicurezza dei dati condivisi?
Quando le informazioni sono sparse su più piattaforme o dispositivi, è probabile che vengano perse o compromesse dagli hacker, poiché è difficile aggiornare continuamente tutti i sistemi in uso.
Qualora dovesse verificarsi un furto di dati sensibili o altre informazioni riservate, l’azienda potrebbe incorrere in seri provvedimenti amministrativi e conseguenze di tipo pecuniarie. Difatti, è responsabilità dell’azienda proteggere i dati dei clienti e dei fornitori.
Invece, archiviando tutti i dati in un unico luogo, un’azienda può implementare solide misure di sicurezza per proteggere questo tipo di informazioni, attraverso procedimenti periodici quali il controllo degli accessi e i backup regolari.
Tuttavia, non è immune dal pericolo. Sebbene diventi più difficile il furto e soprattutto in caso di violazione o di perdita dei dati, l’azienda può recuperare rapidamente le informazioni dal sistema di gestione documentale.
