La privacy e la riservatezza dei dati personali sono tra gli aspetti a cui, oggi, le persone sostengono di fare più attenzione quando interagiscono con le aziende, con le pubbliche amministrazioni, in rete e in numerosi altri ambienti e circostanze. È difficile pensare così che dipendenti e collaboratori non siano preoccupati di mantenere tali sfera e informazioni intime sul posto di lavoro, dove passano ogni giorno una fetta considerevole del proprio tempo. Ecco qualche consiglio utile, allora, per incentivare la privacy in ufficio.
Complementi d’arredo e macchine possono incentivare la privacy in ufficio
Tutte le aziende, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore in cui operano, trattano documenti che contengono dati personali e qualche volta dati particolari di dipendenti, collaboratori, clienti, stakeholder. Il modo migliore per tenerli al sicuro, se non si può rinunciare ad averne una copia fisica in azienda, è conservarli all’interno di raccoglitori, separatori, armadi o altri sistemi che non solo li nascondano alla vista ma, essendo chiusi, scongiurino incidenti come smarrimenti, sottrazioni, furti.
Se si decide di liberarsi dei documenti che non si utilizzano più, per cui non c’è più spazio in archivio o che hanno ormai superato il limite di conservazione è importante farlo correttamente. Non vanno abbandonati tra i rifiuti aziendali o nella raccolta della carta, da dove possono essere sottratti da malintenzionati alla ricerca di informazioni strategiche o confidenziali, ma vanno distrutti e solo successivamente buttati. Può essere utile allo scopo procurarsi apposite macchine da ufficio per la gestione dei documenti, come un tritadocumenti per esempio.
Per la maggior parte del tempo però, serve tenerne conto, i documenti che contengono informazioni riservate dei propri clienti o dei propri collaboratori vengono visualizzati a schermo da chi ci sta lavorando sopra. La privacy in ufficio si tutela, così, anche prevedendo pannelli separatori e screen divisori tra le scrivanie. Queste forniture evitano che, buttando involontariamente l’occhio sul monitor del vicino, si venga a conoscenza di informazioni personali e/o sensibili a cui non si è autorizzati ad accedere e, più in generale, garantiscono un plus di riservatezza al dipendente nelle lunghe ore di lavoro.
Dalle sale riunioni schermate alle policy digitali: la privacy in ufficio richiede un approccio a tutto tondo
Negli uffici più moderni non possono mancare sale riunioni dove ricevere clienti, stakeholder, collaboratori per discutere delle questioni più delicate e che necessitano di rimanere private. Pannelli oscuratori, vetri acidati, vetrofanie e pellicole opacizzanti, tende possono rendere queste sale ancora più impenetrabili a sguardi indiscreti e perfette per tutte quelle situazioni in cui occorre il massimo della riservatezza. A seconda delle esigenze si potrebbe pensare persino di isolare acusticamente, tramite pannelli fonoassorbenti per esempio, sale riunioni e stanze di rappresentanza.
Se si trattano dati attraverso sistemi informatici e telematici, infine, tutelare la privacy in ufficio vuol dire anche e soprattutto adeguarsi alle previsioni normative in materia. In Europa è il GDPR quella a cui far riferimento per quanto riguarda una vasta serie di aspetti come quando e in che modo chiedere il consenso al trattamento dei dati personali, chi ne è responsabile in azienda, cosa fare in caso di revoca, come comportarsi in caso di data breach e di violazioni dei dati.
